Gérer les remplacements de dernière minute

Les établissements sanitaires et médico-sociaux font face à de nombreux défis, parmi lesquels la gestion des remplacements de dernière minute. Qu’il s’agisse d’absences imprévues dues à des maladies, des urgences familiales ou des départs soudains, ces situations peuvent rapidement perturber le fonctionnement d’un établissement. Nous vous présentons aujourd’hui des pratiques et des outils efficaces pour gérer ces remplacements de manière proactive et efficiente.

1. Anticiper les besoins en personnel

Le meilleur conseil que l’on pourrait vous donner pour pallier les remplacements de dernière minute : éviter d’être en sous-effectif. Malheureusement, le recrutement est un challenge pour tous les établissements dans la santé, le social et médico-social. Il faut alors tenter au mieux d’anticiper vos futurs besoins en personnel.

a. Les périodes à surveiller

Utilisez les données des absences dans votre établissement pour identifier les périodes lors desquelles les absences de dernière minute sont plus fréquentes. Cette analyse permet parfois de prévoir les besoins et de préparer des solutions en amont, notamment pour les remplacements préventifs. Quel mois de l’année vous pose le plus de problème ? Pour quelle raison ? Par exemple, les absences de dernière minute sont souvent dues à la maladie pendant les mois d’hiver. Plus vous aurez d’informations sur ces absences et mieux vous pourrez vous y préparer et anticiper. Évidemment, c’est avant tout auprès de votre personnel que vous pouvez tenter de prévenir l’absentéisme ! Informez vos employé·e·s que les absences non justifiées seront pénalisées, incitez-les à planifier au mieux leur emploi du temps, proposez-leur de remanier le planning entre collègues pour combler les absences.

b. Planification anticipée

De même, anticipez et stabilisez vos plannings pour réduire les absences de dernière minute. En donnant à vos employé·e·s une visibilité sur leurs horaires bien à l’avance, vous leur permettez d’organiser efficacement leur vie personnelle et professionnelle. Aussi, évitez autant que possible les modifications fréquentes des plannings, car cela peut créer du stress et des conflits d’emploi du temps. En planifiant de manière anticipée et en maintenant une certaine stabilité, vous diminuez les risques de désistements de dernière minute. Vous contribuez ainsi à un environnement de travail plus prévisible et serein.

c. Créer votre vivier de remplaçant·e·s

Établissez une liste de remplaçants potentiels, comprenant des professionnel·le·s de confiance qui peuvent être appelé·e·s en cas d’urgence. Piochez parmi vos ancien·ne·s salarié·e·s, des professionnel·le·s ayant déjà remplacé chez vous, des profils de confiance que l’on vous a conseillés, des intérimaires que vous connaissez, etc. Assurez-vous que cette liste soit régulièrement mise à jour ! Vous pouvez également communiquer sur vos réseaux sociaux ainsi que sur votre site internet, si vous en avez, pour inviter de potentiel·le·s remplaçant·e·s à vous joindre. Enfin, vous pouvez augmenter ce vivier en postant vos demandes de remplacement sur le long terme auprès de sites emplois spécialisés.

2. Simplifiez votre processus de recrutement

Un processus rapide et fluide sera votre plus grand atout pour réagir de façon proactive à un appel d’absence de dernière minute. Vous devez avoir mis au clair les règles, les documents et les procédures permettant de recruter un·e remplaçant·e.

a. Standardisation des procédures

Établissez des procédures standardisées pour les demandes de remplacement, incluant des formulaires et des protocoles clairs. En effet, cela réduit les confusions et assure une gestion cohérente par tous les cadres ou directeurs de l’établissement. Vous assurez alors que le recrutement de nouveaux agents se fasse dans les plus brefs délais afin de réduire l’interruption des soins.

b. Clarté des informations

Assurez-vous que toutes les informations pertinentes (heures de travail, responsabilités, conditions spécifiques) soient clairement communiquées aux remplaçant·e·s potentiel·le·s dès le début. Vous permettez alors qu’ils ou elles se positionnent rapidement sur la mission, en diminuant le risque de rétractation.

c. Flexibilité et adaptabilité

Encouragez la flexibilité parmi votre personnel pour couvrir temporairement des postes vacants jusqu’à ce qu’un remplaçant soit trouvé. La polyvalence peut être un atout précieux en période de crise. Cela vous permettra de placer une personne de confiance sur la mission, sans passer par toute une procédure de recrutement. De plus, si vous en avez la possibilité, offrir une prime de remplacement peut être un bon moyen de motiver votre personnel à se proposer en cas de désistement de dernière minute d’un·e collègue. Attention cependant au nombre d’heures hebdomadaires et aux repos à respecter pour ces collaborateur·rice·s.

3. Équipez-vous d’outils adaptés

Vous souhaitez être encore plus efficace pour gérer les absences ? Un logiciel de gestion de remplacements sera votre allié majeur. Fini les appels téléphoniques qui n’en finissent plus, les minutes perdues à fouiller dans votre carnet d’adresse, les refus des soignant·e·s… L’outil ultime du RH est celui-là !

a. Logiciel de gestion des remplacements

Implémentez un logiciel de gestion des remplacements comme Permuteo. L’outil vous permet de créer votre vivier protégé de remplaçant·e·s et d’envoyer en quelques clics votre demande de remplacement. Lorsque vous avez un besoin de remplacement (de dernière minute, ou planifié à l’avance) vous n’avez qu’à envoyer la demande de remplacement à l’ensemble des soignant·e·s de votre vivier. Vous pouvez également choisir de diffuser la demande à des soignant·e·s externes à votre vivier via des sites spécialisés, vous multipliez alors la portée de votre annonce. Les professionnel·le·s disponibles peuvent se positionner sur la mission en un clic. À vous ensuite de valider ou non la personne qui se positionne sur le remplacement !

Notre outil offre une solution rapide et efficace aux absences de dernières minutes. Vous ne perdez plus de temps à appeler tout votre répertoire, vous ne dérangez pas les soignant·e·s, qui peuvent annoncer leurs périodes de disponibilités pour un remplacement, et vous assurez vos remplacements sans interrompre les soins.

b. Notifier votre vivier

Enfin, pour optimiser votre utilisation du logiciel, invitez votre personnel ainsi que votre vivier de remplaçant·e·s à utiliser le même outil de remplacement que vous. Ajoutez-les à votre vivier de contact et incitez-les à activer les notifications et alertes automatisées pour être informés immédiatement des nouvelles opportunités. Cela accélère le processus de communication et réduit le temps de réponse. En moyenne, les demandes sont pourvues en 20 minutes avec Permuteo !

Gérer les remplacements de dernière minute peut être complexe ! Avec une approche proactive et l’utilisation de technologies appropriées, il est possible de minimiser les perturbations et de maintenir un environnement de travail stable et efficace. Permuteo se positionne comme un outil indispensable pour les établissements sanitaires et médico-sociaux. Nous proposons une solution rapide, pratique et respectueuse du bien-être des professionnels : découvrir notre solution !

Si votre établissement souffre régulièrement d’absences de dernière minute, il est également judicieux de vous pencher sur les raisons de ces absences. Sont-elles réellement justifiées ? Votre personnel est-il motivé au travail ? Des réflexions plus poussées sur les conditions de travail peuvent vous aider à identifier des axes d’amélioration de la QVCT. En effet, en favorisant un environnement de travail épanouissant, vous réduirez le taux d’absentéisme de votre établissement.

Les articles en relation