Le Centre Hospitalier de Cadillac utilise la solution Permuteo depuis plusieurs mois pour la gestion des remplacements. Blandine Toitot, directrice des soins, nous partage son expérience.
Pourriez-vous présenter votre établissement ?
Le Centre Hospitalier de Cadillac est spécialisé dans la prise en charge de la maladie mentale et l’accompagnement de souffrances psychiques. Nous regroupons plus de 80 structures sur l’ensemble du département de la Gironde et employons plus de 1300 agents. La capacité d’accueil du CH de Cadillac est de 460 lits et près de 200 places d’hospitalisation de jour.
Comment faisiez-vous avant Permuteo ?
Avant, nous fonctionnions « à l’ancienne », c’est-à-dire que nous passions beaucoup de temps au téléphone pour gérer les absences, surtout celles de dernières minutes. On appelait d’abord les agents de l’unité, puis les agents inter-pôles et, en dernier recours, on faisait appel à de l’intérim. Les cadres pouvaient passer des heures à chercher un remplaçant et ressentaient un certain inconfort mental à être dans l’attente de réponse.
Bref, c’était très chronophage, preneur de temps et intruisif pour les agents. Ces derniers étaient tout le temps dérangés, même parfois pendant leurs congés.
Pour vous, quels sont les avantages de la solution Permuteo ?
Je trouve que c’est une solution gagnante-gagnante ! A la fois du côté des cadres, qui peuvent ré-attribuer leur temps gagné sur la démarche de projets cadres, mais aussi pour les agents. Ils se sentent beaucoup plus respectés dans leur intimité et vie personnelle, les notifications ou SMS sont beaucoup moins intrusifs que les appels.
Pour moi, la grande force de Permuteo, c’est la rapidité des réponses. Actuellement, la moitié de nos demandes sont pourvues en moins de 30 minutes ! Et ça ne nous prend que 5 minutes de créer la demande de remplacement.
Une des fonctionnalités de la solution qui est très utilisée chez nous, c’est l’onglet « statistiques ». C’est très pratique de pouvoir suivre les demandes et les statistiques.
Comment s’est passée la prise en main de la solution ?
En se lançant avec Permuteo, nous savions que nous répondions à une véritable demande en interne. Les agents ont donc très vite pris en main la solution, nous avons eu beaucoup d’inscrits dès les premiers jours. Et ça continue d’augmenter ! A titre d’exemple, sur environ 500 infirmier.es, plus de 250 sont déjà inscrit.e.s.
La solution est vraiment très simple à utiliser, ergonomique. Dans un secteur où les professionnels n’ont pas toujours une aisance avec l’outil informatique, c’est très important ! L’équipe Permuteo est venue expliquer son fonctionnement lors d’une réunion d’informations et a assuré une séquence de formation pour l’ensemble des utilisateurs. Le dispositif a vite trouvé écho auprès des professionnels soignants .
En tout cas, au sein du CH de Cadillac, nous sommes vraiment convaincus de l’intérêt de Permuteo et avons adopté l’outil!
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