Anticiper les absences et gérer les contretemps du quotidien font partie de la vie en équipe. D’autant plus au sein des établissements de santé où le taux d’absentéisme reste le plus élevé en France.1
Pour faire face à l’absentéisme des équipes soignantes, les managers et cadres de santé doivent parfois avoir recours à des remplaçants externes, issus de leur vivier. Comment les intégrer au mieux dans les équipes existantes pour garantir la continuité des soins ? Nous vous partageons quelques pistes.
Préparer leur arrivée
Commencer une mission sans aucune information au préalable est non seulement désagréable mais peut aussi faire perdre beaucoup de temps le jour J. Pour que la personne arrive détendue et sereine, assurez-vous de lui communiquer en amont toutes les informations nécessaires à son arrivée : lieu du service, horaires d’arrivée, nom de la personne qui l’accueille, endroit où récupérer ses affaires… Si vous utilisez une application de gestion de remplacements comme Permuteo, vous pouvez les renseigner directement lors de la demande dans la partie « Informations ».
Avant son arrivée, prévenez également l’équipe en place pour qu’elle puisse l’accueillir au mieux.
Définir une personne référente et présenter le service
Le jour de son arrivée, attribuez au remplaçant une personne référente au sein de son service (idéalement sur le principe du volontariat). Cette personne pourra être son repère lors de son remplacement, répondre à ses questions et lui présenter le fonctionnement du service. Si possible, prévoyez un temps de présentation lors de l’arrivée de votre nouvelle recrue pour lui présenter ses collègues, les espaces communs et donner quelques informations sur les règles de l’établissement. Ces points de repère aidera le ou la remplaçant.e à se sentir bien dans l’équipe et contribue à développer un sentiment d’appartenance positif.
Faire un point
Même si le remplacement était ponctuel et sur une courte durée, prenez le temps de faire un point (qui peut être très rapide) avec le professionnel pour connaître son ressenti. S’est-il senti bien accueilli ? A-t-il bien eu toutes les informations pour mener à bien ses missions ? (…)
De manière générale, prenez régulièrement le temps de discuter de l’intégration des remplaçants externes avec votre équipe de soignants en place. Ces moments d’échange devraient vous permettre de déceler des pistes d’amélioration dans l’intégration des nouveaux arrivants.
Reconnaitre leur travail
Les remplaçant.e.s ont parfois la sensation que leur travail n’est pas assez reconnu, en raison de la ponctualité de leurs missions et le manque de recul. Ils sont surtout appelés pour gérer l’urgence, ce qui entraîne parfois une sensation de frustration de ne pas pouvoir aller au bout de leurs compétences. Valoriser, reconnaître leur travail et leur aide nécessaire pour soulager l’équipe en place est très important. Sans en faire des tonnes, un « merci » ne coûte pas grand chose mais a un impact énorme sur vos équipes. Pensez-y !
De manière générale, assurez-vous que les remplaçant.e.s repartent de leur mission en ayant un bon souvenir de leur remplacement et en se sentant partie intégrante de l’équipe. Vous pourrez alors faire la différence avec un autre établissement de santé lorsqu’ils devront se positionner sur leur prochain remplacement.
1 Le secteur de la santé a un taux d’absentéisme annuel moyen de 7,35% contre 6,70% tous secteurs confondus. Source : Baromètre de l’absentéisme et de l’engagement – secteur de la santé.
Vous aussi, vous souhaitez optimiser la gestion de vos remplacements ?
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