La gestion des remplacements est un problème récurrent dans les établissements. En plus d’être chronophage, elle peut être consommatrice de temps pour les cadres de santé et RH. Aujourd’hui, nous vous proposons quelques pistes pour préparer au mieux vos demandes de remplacements et gérer l’absentéisme de manière efficace.
Avoir un vivier de remplaçants bien répertorié
Sans surprise, les absences de personnel impactent directement la prise en charge des patients. Assurer la bonne continuité des soins et limiter la surcharge de travail des équipes en place est alors la priorité. Mais trouver la bonne personne est parfois compliqué et – pris par le temps – l’urgence prime sur la qualité des profils. Pour éviter ces stress de dernière minute, anticipez en ayant un vivier de remplaçants qualifié. Prenez le temps de catégoriser vos candidats remplaçants selon leur service de référence, leurs services de remplacement et leurs compétences et spécialités professionnelles. Si vous utilisez un outil de gestion de remplacement, incitez les professionnels ou managers à bien remplir l’ensemble des critères de leur profil au moment de l’inscription. Cela vous fera gagner un temps précieux par la suite.
Avec une base de remplaçants fiable et propre, vous contactez directement les bonnes personnes lors de l’envoi de vos demandes de remplacements et augmentez vos chances de pallier les absences.
Communiquer avec les équipes des autres pôles
Votre équipe est en sous-effectif et vous ne trouvez personne pour remplacer votre infirmier hygiéniste avec ses compétences bien spécifiques ? Avant de contacter les agences d’interim, pensez à vos voisins ! Peut-être que vos collègues des autres pôles détiennent la perle rare dans leurs équipes qui serait d’accord pour effectuer quelques heures de remplacements en plus.
Le dialogue est la clé. Engagez la discussion avec vos collègues cadres ou managers des différents pôles et services, via des réunions formelles ou informelles. Vous connaîtrez ainsi mieux les équipes et pourrez les solliciter plus facilement lors d’un besoin de remplacement.
Gérer vos statistiques de remplacements
Pour gagner en efficacité, il n’y a pas de secret : il faut être capable de prendre du recul sur ses actions. Une des pistes est d’analyser vos statistiques de remplacements. Quel service a le plus subi l’absentéisme sur les derniers mois ? Quel poste est le plus difficile à remplacer ? Quelles sont les personnes qui ont effectué le plus de remplacements l’année dernière ? Combien de demandes ont été pourvues sur une semaine ? (…) Si vous disposez d’un outil de gestion de remplacements comme Permuteo, vous pouvez retrouver facilement l’ensemble de vos données directement sur votre tableau de bord et exporter des rapports sur la période que vous avez définie.
Analyser vos statistiques vous permet d’avoir une vision globale de l’absentéisme de votre établissement et de repérer les difficultés. Vous pourrez alors réfléchir aux pistes d’amélioration et aux actions à mettre en place pour gagner en efficacité.
Anticiper les besoins
Difficile d’anticiper les besoins en remplacements quand on sait que la majorité de l’absentéisme se gère au jour le jour dans les établissements. Certaines périodes peuvent toutefois être préparées en amont. Les congés d’été par exemple sont connus à l’avance, ainsi que les jours de formation qui mobilisent une partie de l’équipe.
Profitez des périodes où les équipes sont au complet (ou presque) pour anticiper. Cela passe par de la communication auprès de votre vivier, par mail ou téléphone pour leur demander de se rendre disponible pour les périodes plus chargées. Vous pouvez également préparer à l’avance vos demandes de remplacement, en les enregistrant en “brouillon” sur votre outil dédié. Vous n’aurez alors qu’à appuyer sur “Envoyer” le moment voulu. Parfois, les envois de demandes de remplacements se comptent par dizaine, chaque minute peuvent être précieuses.
Anticiper, communiquer, préparer et analyser sont les maîtres-mots pour gérer ses remplacements de manière plus efficace. Vous pourrez ainsi gagner du temps au quotidien et diminuer votre charge de travail autour des remplacements.
Vous aussi, vous souhaitez optimiser la gestion de vos remplacements ?
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